Основные функции BPMS – моделирование, исполнение и мониторинг бизнес-процессов. BPMS эффективны там, где необходимо автоматизировать бизнес-процессы с понятной логикой и возможностью внесения быстрых изменений.

Многие компании заявляют о желании автоматизировать бизнес-процессы. Не все понимают, что необходимо сначала сделать, чтобы автоматизировать бизнес-процессы. Еще меньше руководителей ориентируются в выборе программного обеспечения для реализации главной цели – автоматизировать бизнес-процессы.

На рынке много предложений программного обеспечения для решений задач бизнеса (CRM, ECM, ERP и т.д.). Все продавцы ПО заявляют, что их продукт позволяет автоматизировать бизнес-процессы. Часто это коробочные решения. Быстро внести изменения в бизнес-процессы коробочного решения у компании не получится.

При определении задачи в компании – автоматизировать бизнес-процессы, следует понимать – речь должна идти о внедрении процессного подхода (BPM). В противном случае автоматизация будет фрагментарной и ключевой принцип процессного подхода – постоянное улучшение бизнес-процессов компании, реализован не будет. Так как альтернативы процессному подходу пока не придумали, компании внедряют процессное управление. Системы класса BPMS предназначены для реализации принципов процессного управления бизнесом.

BPMS – наиболее эффективный IТ–инструмент, используемый для внедрения процессного подхода в компании. Ключевое отличие от приложений других классов (CRM, ECM, ERP и т.д.) – основной объект автоматизации бизнес-процесс. Выполняя модель процесса, BPMS распределяет поток работ между участниками, происходит управление бизнес-процессом, а не его составляющими: документами, контактами, учетными данными. BPMS позволяет вносить изменения в процесс быстро, практически, "по ходу" работы.