Автоматизация бизнес-процессов (как избежать типичных ошибок)

В погоне за быстрым результатом, упускается из виду сам путь, который должен быть пройден, чтобы добиться желаемого.

Спешка, как всем известно, ни к чему хорошему не приводит. Большинство компаний совершают одни и те же ошибки. Особенно, это касается вопросов автоматизации деятельности. Автоматизация бизнес-процессов, если ее осуществлять не так как надо, часто приводит к разочарованию, потерянному времени и деньгам. Дело вот в чем… (см. рисунок)

Покупая готовые «коробочные» решения, компания попадает в стандартную ловушку. Увещевания представителей поставщиков программного обеспечения (ПО) о модульности, гибкости настроек, «уникальных возможностях» их программного продукта, в котором все предусмотрено – не более чем обещание чуда за «очень скромные деньги». А чудес в управлении не бывает… (см. рисунок)

Есть несколько вариантов развития событий при сотрудничестве с поставщиками ПО. Результативность, также, разная. Следует понимать, что:

• Всегда существует несколько вариантов правильного решения любых организационных проблем.
• Задача менеджера не придумать одно из них, а представить себе их в полном объеме и выбрать наиболее эффективное.
• Наиболее короткий путь решения задачи не всегда самый быстрый.
• Быстрое достижение результата не всегда самое эффективное.

В сотрудничестве с внешним производителем информационных систем, этот вариант самый маловероятный. Представители поставщика ПО всеми правдами и неправдами будут пытаться реализовать вариант №2.

Пытаясь «довести» информационную систему под реальные потребности, компаниям все равно приходится нанимать штатных программистов или специалистов, которые будут контролировать процесс «доводки» ПО представителями поставщика под потребности компании (см. рисунок).

Когда придут представители поставщика ПО, внедрять свой программный продукт, они, наверняка, постараются начать с изменения бизнес-процессов (БП) вашей компании под свою систему. Проще и быстрее переубедить изменить БП компании, чем вносить изменения в программу, приспосабливая ее к потребностям информационных потоков организации (см. рисунок).

И с большой вероятностью все аргументы сведутся к:

• «вместо этого БП должен быть вот этот, стандартный для нашей системы»,
• «а вот тот БП вам совсем не нужен, т.к. наша система такого не поддерживает, и не возражайте, нам виднее!».

Можно конечно, при наличии свободных финансовых ресурсов, купить что-то:

• большое,
• привлекательное,
• статусное,
• и покрывающее даже те функциональные области/задачи, которые компании не нужны…

Делать не так как хочется, а так как надо, т.е. делать изначально правильно. Необходимо:

• Определить стандарт описания бизнес-процессов;
• Обучить персонал;
• Отобразить бизнес-процессы по принципу "как есть" (исследование и анализ);
• Принять решение о целесообразности оптимизации по бизнес-процессу/группе процессов;
• Осуществить оптимизацию бизнес-процессов (выбранных, принцип "как будет");
• Разработать регламенты бизнес-процессов;
• На основании регламентов бизнес-процессов выработать требования и техническое задание к программному обеспечению.

Только осуществив вышеперечисленные шаги можно приступать к покупке и доработке программного обеспечения.

Но лучше пройти такой путь, чем потерять много денег и упустить время. Примеров, когда компании пренебрегают простыми правилами, очень много. Результат спешки один - долгожданная автоматизация бизнеса так и не приносит ожидаемых результатов.

Роль консультантов на схеме могут выполнить и некоторые сотрудники компании, обладающие соответствующими опытом и знаниями. Данный подход позволит избежать многих недоразумений при автоматизации деятельности компании.